WIEDZA DLA RYNKU

Księgę ewidencyjną warto mieć.
6 grudnia weszła w życie nowelizacja ustawy o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami.

Nakazuje ona antykwariuszom i marszandom prowadzenie księgi ewidencyjnej. Muszą do niej wpisywać wszystkie sprzedane zabytki w wartości powyżej 10 tys. zł oraz inne informacje o transakcji. Artinfo.pl opublikowało miesiąc temu (patrz poniżej) obszerną rozmowę z Panem na ten temat. Teraz powiedzmy, czym różni się przyjęte prawo od projektu?

Dr Wojciech Szafrański: Najważniejsze jest samo rozporządzenie z dnia 4 grudnia 2017 r. Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego w tej sprawie, które zostało opublikowane w Dzienniku Ustaw dnia 5 grudnia br. i tym samym zgodnie z terminem ustawowym, księgi ewidencyjne na rynku sztuki obowiązują już od dziś czyli 6 grudnia.
Nastąpiło kilka istotnych zmian w stosunku do czasu gdy rozmawialiśmy wcześniej, powstały one zapewne w wyniku refleksji projektodawcy i wiele z tych zmian to zmiany w dobrym kierunku, rozwiązujące wątpliwości. Ale zacznijmy od samego początku czyli praktycznych aspektów przygotowania samej księgi.
Przede wszystkim przypominam, że nie będzie wydrukowanych ksiąg. Każdy antykwariusz sam, według wzoru podanego w rozporządzeniu (z odpowiednim układem stron parzystych i nieparzystych co do poszczególnych części), będzie musiał sporządzić księgę o formacie A4. Strony w niej są jak druki ścisłego zarachowania, muszą być zabezpieczone przed usunięciem lub wymianą.
Strony muszą być ponumerowane. Antykwariusz musi zgłosić księgę do Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków, który ją opieczętuje i zarejestruje. Na pierwszej stronie trzeba wpisać personalia osoby uprawnionej do prowadzenia księgi (może ich być więcej niż jedna, bo po każdym wpisie do księgi osoba upoważniona uwiarygadnia ją własnym podpisem). Księga nie może ulec zniszczeniu, stąd musi być odpowiednio przygotowana. Po zapełnieniu podlega archiwizacji.

Najważniejsza zmiana to?
Wprowadzenie wprost do rozporządzenia a w konsekwencji do wzoru księgi ewidencyjnej sprzedaży komisowej.

Jaka jest kolejna istotna zmiana w stosunku do omówionego przez nas projektu?
Antykwariusz musi dokonać wpisu w ciągu trzech dni od dnia, w którym nastąpiło zdarzenie warunkujące wpis, czyli np. przyjęcia w komis, nabycia zabytku czy sprzedaży. Pierwotnie projektowano, że wpis ma nastąpić w ciągu jednego dnia. W konsekwencji np. w domach aukcyjnych wpis w części księgi dotyczącej zbycia winien następować nie w ciągu trzech dni od aukcji (czyli przybicia transakcji młotkiem przez aukcjonera) ale od sprzedaży ta często w regulaminach aukcyjnych określana jest na moment uiszczenia ceny. Tym samym zapisy regulaminu aukcyjnego będą miały istotny wpływ na moment wpisu. Gdyby bowiem nie było oznaczonego w regulaminie momentu sprzedaży to zgodnie z kodeksem cywilnym, upraszczając byłby to moment przybicia na aukcji.

Na co jeszcze powinien zwrócić uwagę antykwariusz?
Do księgi trzeba wpisywać wszystkie ekspertyzy, nawet jeśli zabytek ma cenę niższą niż 10 tys. zł. Z rozporządzenia w stosunku do jego wcześniejszego projektu zniknął paragraf 1 ustęp 2 mówiący o tym czym jest ekspertyza. Tym samym obecnie trzeba się posiłkować ogólnym wskazaniem ustawowym.
W praktyce oznacza to, że chodzi o oceny wskazujące czas powstania zabytku lub wycenę, w szczególności przygotowywaną przez podmiot prowadzący księgę dla celów wywozowych. W takim wypadku, nawet gdy wartość zabytku będzie niższa niż 10 tys. zł, to ekspertyza dotycząca takiego obiektu musi znaleźć się w dziale pierwszym księgi ewidencyjnej. Może mieć to praktycznie różne konsekwencje, po pierwsze powstaną pewne wątpliwości co jest taką ekspertyzą, a co nie jest i czy np. certyfikaty wydawane przez domy aukcyjne są takimi (w moim przekonaniu nie są takimi). Po drugie ograniczy to wydawanie specjalnych ekspertyz np. przez domy aukcyjne do obiektów dla celów wywozowych, szczególnie wtedy gdy nie będą one związane z sama sprzedażą oraz gdy będą poniżej 10 tys. zł. Tym samym podmioty prowadzące księgę będę rzadko przygotowywały takie specjalne ekspertyzy.
Wyobraźmy sobie, że klient prosi antykwariusza tylko o fachową wycenę przedmiotu. Ekspertyzę z tym związaną trzeba wpisać do księgi. Trzeba wpisywać w szczególności ekspertyzy związane z wywozem zabytku.

Wróćmy na chwilę do tego, że wprowadzono pojęcie komisu, którego nie było w projekcie.
Jeśli cena oznaczona przez komitenta wynosi 10 tys. zł lub więcej, to antykwariusz wpisuje przedmiot, nawet jeśli go nie sprzeda. Wystarczy, że przyjął go do komisowej sprzedaży.

W przyjętym prawie dodano także obowiązek wpisywania do księgi numeru pod jakim zabytek wpisany jest ewentualnie do rejestru zabytków.
Z tym może być kłopot, bo jeśli wpis do rejestru nastąpił dawno temu, to obecni właściciele często o tym nie wiedzą lub mogą o tym po prostu nie pamiętać. Rozumiem przyczynę wprowadzenia takiego rozwiązania, bo przecież obiekt wpisany do rejestru zabytków nie może być np. przedmiotem wywozu stałego, ale w aspekcie praktycznym będzie to często trudno wykonalne, aby sprawdzić czy obiekt figuruje w rejestrze zabytków czy nie. Na szczęście takich zabytków ruchomych funkcjonujących na rynku nie jest zastraszająco dużo.

Ważne wydaje się to, żeby antykwariusze szybko wypracowali pewien standard wpisu. W chwili gdy będą kontrolowani, będą mogli powoływać się na wypracowane wzory. Wypracowany wspólnie wzór wpisu może być upowszechniony na forum Stowarzyszenia Antykwariuszy i Marszandów Polskich.
Na opisanie każdego przedmiotu trzeba będzie poświęcić praktycznie 4 strony księgi. Wpisów dokonuje się w sposób trwały i czytelny. Jeśli sprzedana zostanie np. rzeźba, trzeba będzie wkleić do księgi nie jedno zdjęcie a 2-3 fotografie o wymiarach 9 na 13 cm, pozwalające na jej identyfikację wymaganą przez prawo.
Wypracowany wspólnie przez antykwariuszy wzór wpisu ważny będzie także dla organów kontrolujących księgi. Kontrolerzy wiedzieć będą, czego tak naprawdę mają oczekiwać. Ważne jest aby nie budować niepotrzebnie strachu i obaw przed księgami, pomimo wielu rozwiązań które w praktyce będę krytykowane za w szczególności „papierowość ksiąg” a więc czasu ich wypełnienia itp. Niepewność w początkowym okresie dotyczyć bowiem będzie zarówno podmiotów prowadzących księgi ewidencyjne, klientów (kupujących i sprzedających) ale i podmiotów uprawnionych zgodnie z ustawą do kontroli.

Trzeba dobrze rozumieć zawarte w prawie pojęcia.
Tak, przykładowo, w części trzeciej księgi tj. dotyczącej zbycia, antykwariusz/dom aukcyjny będzie wpisywał m.in. obok daty zbycia zabytku, danych nabywcy zabytku także cenę sprzedaży zabytku. We wcześniejszej wersji rozporządzenia była cena zbycia zabytku. I tak np. cena sprzedaży zabytku na aukcji obejmuje wszystkie koszty czyli cenę młotkową wraz z opłatą organizacyjną.

Informacje zawarte w księgach pokażą jak przedmioty krążą na rynku.
Zdarza się, że antykwariusz przyjmuje przedmiot do komisowej sprzedaży, ale sam wstawia go na aukcję. W tej sytuacji przedmiot ten musi być opisany w księdze antykwariusza oraz w księdze domu aukcyjnego, odpowiednio w ramach danych części księgi. Albowiem przyjęcie w komis to jeden dział, a zbycie to inny dział. Nawet jak dany antykwariusz nie sprzedał zabytku o wartości powyżej 10 tys. zł, a tylko przyjął go w komis, musi to znaleźć swoje odzwierciedlenie w księgach.

Co z zabytkami przyjętymi w komis przed datą wprowadzenia ksiąg ewidencyjnych?
Jeśli przyjęcie w komis, nabycie itd. nastąpiło po 6 grudnia br. to trzeba dokonać odpowiedniego wpisu w księdze. W przypadku jednak np. przyjęcia w komis przed 6 grudnia, to nie ma obowiązku wpisu takiego obiektu w części drugiej (czyli nabycie lub przyjęcie zabytku w komis), a odnośnie takich przedmiotów obowiązek wpisu materializuje się dopiero w momencie ich sprzedaży.
Ciekawa będzie sytuacja w odniesieniu do domów aukcyjnych w zależności od postanowień regulaminów aukcyjnych. Na przykład jeśli aukcja odbyła się załóżmy 29 listopada, ale momentem sprzedaży zgodnie z regulaminem był moment uiszczenia ceny (który nastąpił po 6 grudnia) to wtedy taki zabytek powyżej 10 tys. zł musi być wpisany do księgi ewidencyjnej.

Co jeszcze jest szczególnie ważne w nowym rozporządzeniu?
Z pewnością to, że nawet brak oznaczenia przez zbywcę zlecającego sprzedaż w tym komitenta, ceny za którą zabytek ma zostać sprzedany przez podmiot prowadzący księgę ewidencyjną, nie wpływa na obowiązek wpisania do księgi wszelkich innych danych np. daty nabycia lub przyjęcia w komis, danych zbywcy i komitenta itd. I druga sprawa, do księgi w ramach części pierwszej wpisuje się informację o załączeniu do księgi ewidencyjnej odpisu ekspertyzy lub fotografii zabytku.

Kogo pytać w razie wątpliwości?
To nie zostało zdefiniowane. Siłą rzeczy wszyscy prawdopodobnie pytać będą Wojewódzkich Konserwatorów Zabytków, jako podmioty rejestrujące księgi. Jedno jest pewne, księgę warto mieć! Należy ją założyć jak najszybciej i „podbić” u odpowiedniego wojewódzkiego konserwatora zabytków.
Nie jest oczywiście określone ile dokładnie stron ma mieć księga, ale z racji jej charakteru oraz numeracji stron, istotna jest kolejność wpisów. Dlatego od razu powiem, że nie mogą być żadne skoroszyty z wyciąganymi kartkami, czyli powstałe np. z wydruków komputerowych. Zdaję sobie sprawę z tego, że w przypadku niektórych podmiotów (dużych graczy na rynku) zapełnią oni księgę w ciągu kilku dni.

Oczywiście zaledwie sygnalizujemy problemy. Jedno jest pewne. Na antykwariuszy spada gigantyczna robota.
Prawdopodobnie w dużych firmach będzie się tylko tym zajmować specjalnie wyznaczona osoba. Najważniejsza jest rozmowa z klientami, zarówno zbywcami jak i nabywcami, nie o obowiązku ale o celu. Panika jest tu niewskazana, to nie jest tak, że podmioty uprawnione do kontroli pierwsze co zrobią to „ruszą w teren”, same bowiem muszą się do tego przygotować, a co ważniejsze początkowo będę reagowały głównie w przypadkach powstania konkretnej sprawy.
Niemniej bagatelizowanie rzetelnego prowadzenia ksiąg ewidencyjnych z pewnością jest błędem, ponieważ jak wskazywałem już wcześniej, jest to pierwszy krok do wzmacniania należytej staranności na rynku sztuki, ale przecież ten mechanizm można wykorzystywać w wielu innych sprawach.
Ponieważ rozmawiam z Artinfo.pl, to mam i tu pewną obserwację, która jest efektem wprowadzenia ksiąg ewidencyjnych. Artinfo.pl publikuje zestawienia pokazujące np. liczbę transakcji w przedziałach cenowych, pewnie z racji ksiąg będzie warto ją zmienić i stosować opisy od 1 zł do 10 tys. zł oraz od 10 tys. zł do 60 tys. zł.

Jaka będzie przyszłość rynku sztuki z księgami ewidencyjnymi?
W krótkiej perspektywie, trochę niepewności i zamieszania oraz mnóstwo pytań co i jak wpisywać. Dlatego pomyślałem czy nie warto pokazać jak przykładowo wypełnić księgę dla określonego zabytku. Jednym słowem, po prostu trzeba ten okres przetrwać.

Dr Wojciech Szafrański - adiunkt w Wydziale Prawa i Administracji UAM w Poznaniu, kierownik Zespołu Naukowo-Badawczego Obrotu Dziełami Sztuki i Prawnej Ochrony Dziedzictwa Kulturowego.

Nasz pierwszy tekst poświęcony regulacjom >>>